|
猴子在誰頭上? 許多管理者經常跟我說時間不夠，但他們的手下確經常沒事幹。我想給大家講個1974年很有名的“管理”故事。 Who's got the monkey 是 Bill Oncken 寫的。Oncken 認為一位管理者的時間可分三段：一是處理上司給的事、二是處理系統上的事、三是處理自己決定的事。上司是指直接上司及間接上司含股東及董事們。系統是指因你的職位而需發生關係的其他部門主管或公司外人員。自己決定的是指其他各種自己可以決定要不要做的事。最有彈性的時間是自己決定的事、而自己的時間又分兩大類：自己給自己的事和下屬給的事。 Oncken 講的故事就是針對下屬給的事。因為下屬給的事應不是你該做的，所以 Oncken 給它命名“猴子”。 猴子在那裏？ 有天早上一位主管在走廊碰到江，江一見主管就說“老闆早！哦老闆啊，有個問題想跟您請教一下…”。這時的主管發現每次江提出的問題都有兩個特點：一是牽扯到的事情是主管滿瞭解的、二是瞭解的成度又不夠主管當場做決定。這時的主管通常會回答“這問題很關鍵、我現在很忙，讓我想一想再跟你說”。兩位就分手了。我們來分析一下：在會面前這隻猴子是在江的頭上，但分手後這隻猴子已跳到主管頭上了！下屬給的事的時間也就是從這猴子跳到主管頭上開始， 一直要到主管把猴子還給下屬時才停止。當主管願意接授下屬的猴子時，主管也就是答應做下屬的下屬 ! 也就是說這位主管願意做江的下屬因為他同意兩件事：同意接受解決問題的責任及同意給下屬進展報告。這時江為了確定這一點，會探個頭進來主管的辦公室很開心的問一句“都還好吧 ?”這叫查崗。 中午吃飯前，主管有約人，所以需提早結朿與孫的會議，順口交待了一句“寫個東西給我吧”。這時雖然猴子沒跳，但只要孫寫好東西放到主管桌上，猴子就不在孫的頭上了。如果主管沒有答案的話，孫還會再寫個東西問主管進展如何。這也是另一種查崗。只要主管不回話，孫就會不耐煩，就無法完成工作，就會一直追主管，主管就會覺的對不起孫。主管沒有完成的下屬給的工作就會越來越多！ 下午的時候，主管要求孟負責一個專案，分開前說了一句“有什麼問題盡管來找我”。這時孟則需要決定是否真的要去找主管幫忙。如果不找，專案的結果可能不是主管喜歡的。但找的話，按過去的經驗是案子會被主管押上好幾天！猴子到底要不要跳?下班之前李從另個部門調來到主管辦公室報到。主管沒時間跟李談新工作的職責和工作目標，於是就對李說“我會提出個工作綱要來跟你談”。雖然李是正式的被調過來也是有正式的職位，但這隻猴子還是跳到了主管頭上！更糟的是只要主管一天不提出工作綱要，李就一天無法做事。為何這些猴子會跳到主管頭上呢?那是因為從一開始主管和下屬共同的認為這隻猴子是共有的，一開始是在兩人頭上。只要一不小心，猴子就跳錯地方。當然我們可以訓練猴子跳對地方，但最好的方法是一開始就不要讓猴子騎在我們頭上。 誰在幫誰工作? 假設江孫孟和李都很仁慈,每人都會想盡辦法每天最多不給主管超過三隻猴子!可是一週五天下來這主管頭上可就騎了六十隻猴子了!主管是忙的團團轉而四位下屬全部在辦公室外等消息。我們可以想像這些人一定都在說“搞什麼嗎?這主管辦事效率太差了!什麼問題都不能解決!真不知他是怎麼升上來的 ?”實在忙不過來 , 主管只好叫秘書跟大家說下週一再給答復。晚上回家的路上 , 他告訴自己週六自己一人到公司把所有問題都解決才回家。 第二天早上當這位主管開車到辦公室的路上經過一高爾夫球場時，他突然看到了江孫孟和李四人正在打球！這下這位主管醒過來了。他馬上把車調個頭開車回家去做一件很多個週末都沒做的事，帶太太和孩子出去玩。他已經知道星期一要做什麼了。他要教一教這四位同事如何“管好和餵養自己的猴子”。他也將會騰出更多的時間來做上司給的事和系統上的事。 把猴子甩掉 星期一早上主管到辦公室的時候，四個人已經在門口等著看自己的猴子了。這時主管一個一個叫進來談話。主管要做的是把每個人的猴子拿出來放在兩人之間，然後共同的來討論如何將這猴子歸還到屬下的頭上。有的猴子會特別的頑固，有的屬下也會特別的頑固。最後主管能做的可能只是讓猴子暫時的睡在屬下那兒一晚。然後再約一個未來的時間共同來討論如何處置這只猴子。我們要理解的是猴子睡在屬下哪兒絕對要比在主管頭上要好。 談完話後主管將看著這只猴子騎著下屬頭上走出去。今天將不是下屬等著上司消息而是上司等著下屬消息。下午的時候，這主管經過下屬辦公桌時，也會問上一句“都沒問題吧”？第二天當下屬按照約定的時間與主管見面時主管會跟他這麼說：“在任何時候你的問題都不可能成為我的問題！這是因為我不能幫一個沒有問題的下屬。當這會議結束時，問題還是你的。你隨時可以來找我幫忙解決你的問題，但這是一個共同協商的過程，我們要一起決下一步該做什麼。偶爾當我要做決定時，我的決定也一定是跟你一起決定的”。如果大家都能理解這點，主管就不可能被屬下的猴子騎在頭上了。 如何養猴子 讓我們來總結一下在公司裏大家應該如何養這些猴子。以下是一些簡單的做事規則： 規則1：一隻新猴子旦生時就要決定要養還是殺掉，絕對不可以讓猴子餓死。餓死就會有不良後果，就會有人追究責任。 規則2：一位屬下能夠養的猴子的數量是有限的。不能讓下屬養太多猴子。每只猴子餵食的時間不應該超過五到十五分鐘。 規則3：主管與下屬必須定時約定好餵食的時間來共同餵食。主管不可以沒事就去尋找饑餓的猴子餵養。 規則4：猴子必須是主管與下屬一起當面或通話來餵食。不可以用 email/ 信來餵食。檔只是餵食的一種紀錄。 規則5：每只猴子的脖子上都需明顯標示著下一次餵食的時間以及下屬必須完成的程度。標示可共同改但不能變成無目標。 後言： 其實很多時候並不是屬下要給上司戴上猴子，而是上司不願意放手讓下屬做，隨時要抓在自己的手上。有的是怕下屬做不好，有的是不希望把權力下放給下屬。但是一位有效率的主管一定知道越多有能力的下屬能夠有效率的完成專案或解決問題，他個人的效率就越高。所以主管要注意的是當你把一個專案或一個問題給下屬時，這位下屬必須有這個能力，同時主管也必須讓這下屬有足夠的權力來解決和完成他們。 T.K.PEN/April 5, 2005 |